為有效開(kāi)展檔案管理工作,提升檔案管理信息化水平,我校于2022年底引入了綜合檔案管理系統(tǒng),經(jīng)過(guò)為期2個(gè)月的系統(tǒng)調(diào)試,現(xiàn)已將檔案系統(tǒng)整體接入學(xué)校OA系統(tǒng)。

在今年1月組織的檔案驗(yàn)收工作會(huì)議中,我校跟業(yè)務(wù)單位針對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作具體的模塊、檔案信息化工作開(kāi)展了深入的溝通和交流。在會(huì)上我校根據(jù)檔案工作相關(guān)要求、按照檔案管理制度,對(duì)檔案系統(tǒng)工作進(jìn)行了全面的部署。會(huì)后通過(guò)集中的調(diào)試,目前已經(jīng)開(kāi)辟了學(xué)生、文書(shū)、人事、基建、聲像、實(shí)物、設(shè)備、教學(xué)、科研、項(xiàng)目協(xié)議等十大檔案業(yè)務(wù)模塊。根據(jù)每個(gè)檔案模塊管理的方法的不同,分別設(shè)置檔號(hào)分類(lèi)規(guī)則、字段排列;設(shè)置各種操作規(guī)程,如借閱方法、數(shù)據(jù)權(quán)限、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出、鑒定銷(xiāo)毀、數(shù)據(jù)備份等工作。

目前完成的具體工作內(nèi)容包括:原有系統(tǒng)中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)信息遷移以及檔號(hào)、界面等設(shè)置:其中學(xué)生檔案2276條、文書(shū)檔案9208條;歷年實(shí)物檔案180條數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、圖片掛接、檔號(hào)規(guī)則建立、模版設(shè)置等。
在2023年的檔案信息化工作中,除了系統(tǒng)維護(hù)等工作的開(kāi)展,我們將與學(xué)校教務(wù)管理系統(tǒng)銜接,將學(xué)生信息和數(shù)據(jù)接入,開(kāi)展各類(lèi)數(shù)據(jù)交互使用;建立教職工網(wǎng)上借閱、查詢等機(jī)制,方便各類(lèi)信息的互通。